個人情報保護方針

はじめに

埼玉トヨタ自動車株式会社(以下当社という)がお客様に商品・サービスをご提供するにあたり、お客様へのサービス・商品のクォリティの向上およびお客様のご便宜をはかる為に、個人情報をご提供いただくことがあります。

当社は、お客様の個人情報保護の重要性を深く認識し、お客様の個人情報保護なくして、お客様との健全なコミュニケーションに基づく、最適な商品・サービスの提供はありえないと考えています。そこで、当社の個人情報保護に向けての全社的な取り組みの基本方針を定め、個人情報保護方針としてお客様のご理解をいただく為にここに公開いたします。

1.個人情報とは

お客様の個人情報とは、お客様に関する情報であって、特定のお客様を識別できる情報をいいます。また、ほかの情報と合わせ特定のお客様を識別できる情報も個人情報といたします。店頭でお名前等をご記入いただいたアンケート、ご購入手続きの際に記入していただいた各種の書類などに記載された情報がこれにあたります。

2.個人情報の収集について

1)当社では、お客様から個人情報を収集するときは、その目的をパンフレットやホームページ上において明示します。また、直接お客様に個人情報をご記入いただく際には、その場においてあらためて、収集目的を明確にいたします。お客様にお知らせした収集目的の範囲を超えて個人情報を利用することはありません。

2)お客様は、お客様の自由な判断でこの同意を拒むことができます。

3.お客様情報の利用

1)収集させていただいたお客様情報は、以下の目的またはその他正当な目的でのみ利用いたします。

①お客様とのお取引上の責任を果たすこと。

②当社より

a)定期点検、車検及び保険満期のご案内などを提供するため、郵便、電話、電子メールなどの方法によりお知らせすること。

b)自動車、保険、携帯電話、その他当社において取り扱う商品・サービス等あるいは、各種イベント・キャンペーン等の開催について、郵便、電話、電子メールなどの方法によりご案内すること。

c)商品開発等あるいはお客様満足度向上策等の検討のため、アンケート調査を実施すること。

③与信判断・与信管理。

2)お客様は、前項①、②のご案内・アンケート調査の実施の中止をご要望される場合は、当社にその旨お申し出いただくことができます。

(9.記載の「お問い合せ窓口」へご連絡ください。)

4.お客様情報の第三者への提供

1)当社では、次の場合を除いて、お客様情報を第三者に提供することはありません。

但し、当社が業務委託先に、委託業務に必要な範囲内でお客様情報を預ける場合には、この限りでは有りません。

①お客様が同意されている場合。

②下表の内容を口頭・書面または電子媒体で下表の提供先へ下表の利用目的で提供する場合。

提供内容 提供先 提供先の利用目的
注文日、車名・塗色・型式等自動車に係わる情報および、買主注文者及び登録名義人(使用者)の氏名・住所など、車両注文書等記載の個人情報(以下「車両注文書等記載の個人情報」という)および、将来、当社がサービス入庫等を通して把握する「車両注文書等記載の個人情報」の変更情報 トヨタ自動車株式会社
トヨタ自動車株式会社と
情報提供契約を締結した者
フォルクスワーゲングループジャパン株式会社
フォルクスワーゲングループジャパン 株式会社と情報提供契約を締結した者
お客様に、商品の企画・開発等あるいはお客様満足度向上策の検討の参考にする目的で、お車を購入した動機などあるいは当社のお客様対応などについてアンケート調査を実施すること
当社が損害保険代理店委託を受けている損害保険会社・生命保険株式会社 お客様に対しての、各損害保険の募集及び加入に関すること
氏名、住所、年齢、性別、電話番号、勤務先、車両登録番号・車台番号及び車両装備の内容
修理及びメンテナンス等に要した部品の品番・作業場所・作業日及び作業日における距離計表示の走行距離等
トヨタ自動車株式会社 お客様からのお申し出やご指摘等に対して、適切な対応を行う事
車両注文書等記載の個人情報 トヨタ自動車株式会社 お客様に、商品・サービス等についての情報を提供する等営業に関するご案内を行うこと
トヨタ自動車株式会社
あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
トヨタファイナンス株式会社
U-Carのロングラン保証制度について、お客様の保証を担保するために、保険に加入すること
保険契約者:
トヨタ自動車株式会社
引受保険会社:
あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
取扱代理店:
トヨタファイナンス株式会社
車両注文書等記載の個人情報および販売車両・下取車両・当該注文と同時に行われた使用済車引取依頼車両の自動車検査証情報 トヨタ自動車株式会社
フォルクスワーゲングループジャパン株式会社
トヨタ自動車株式会社およびフォルクスワーゲングループジャパン株式会社として、販売先等を確認のうえ、お客様の事情に応じた有効な販売実施策をトヨタ車両販売店に対し展開すること
車両注文書等記載の個人情報および自動車登録番号(将来、当社および当社以外の販売店※がサービス入庫等を通して把握する「車両注文書等記載の個人情報及び自動車登録番号」の変更情報を含む) トヨタ自動車株式会社
買主注文者および登録名義人(使用者)が、今後サービス入庫等される販売店※(含む当社)
お客様に、リコール等市場処置案内を行うこと
提供先の保有するお客様情報を更新すること
お客様が、サービス入庫等される時、電話等にてご相談される時等に、迅速、的確な対応をすること

※ 弊 社 販売車両の場合、トヨタ車両販売店
レクサス店販売車両の場合、レクサス車両販売店

③買主注文者が売買契約条項に違反した場合、買主注文者は、買主注文者の個人情報が当社及び社団法人日本自動車販売協会連合会の当社が加盟する支部に加盟する会社間で与信判断及び契約後のお取引の参考資料として、共同して利用されることに同意します。なお、共同利用する情報は、氏名、住所、生年月日、電話番号、勤務先及び当該契約の契約日、商品名、契約額、支払回数、契約残高、月々の支払状況などに限定します。また、買主注文者の個人情報についての共同利用に関する管理責任者は当社とします。

④買主注文者は、道路運送車両法第33条に定める譲渡証明書に記載すべき事項等、民間が発行する証明書(譲渡証明書、自動車損害賠償責任保険証明書、自動車損害賠償責任共済証明書等)に記載すべき事項を登録情報処理機関(自動車情報管理センター等)に電磁的に提供することを承諾/販売会社に委託します。(自動車損害賠償責任保険証明書及び自動車損害賠償責任共済証明書については、自動車の登録をOSS申請により行なう場合に限る。)

⑤法令により必要と判断される場合。

⑥お客様または公共の利益の為に必要であると考えられる場合。

⑦その他正当な理由のある場合。

2)お客様は、前項①②の第三者への提供の中止をご要望される場合は、当社にその旨 申し出いただくことができます。

(9.記載の「お問い合せ窓口」へご連絡ください。)

5.個人情報保護の体制

当社では、個人情報保護を全社として取り組むために、個人情報保護推進委員会を設けています。この委員会のもとに個人情報保護の責任者を選任し、社内の全部署における個人情報保護を徹底し、社員の個人情報保護教育をすすめ、お客様からのご意見をうけたまわる体制を整えています。

6.セキュリティ

当社は、個人情報がお客様からお預かりしている情報と理解し、その安全を期することが責務と認識し、適切な管理を実施いたします。

7.ホームページからの個人情報の収集

■暗号化:当社が開設しているホームページから個人情報を収集する時は、暗号システム(SSL)を用いてお客様の個人情報を安全に送信していただくことができます。

■リンク:当社がリンクしているホームページには、関連他社が運用するものがあります。それらについては、この個人情報保護方針の適用はありません

8.お客様からのお問い合せ

当社は、お客様がご本人様の個人情報の確認、訂正などを希望される場合は、当社の定める書面の提出により開示に応じます。開示請求書など当社の定める書面の入手方法につきましては、当社のお客様相談テレホンもしくは最寄りの店舗までお問い合わせください。開示請求を希望される場合はご本人であることが確認できるもの(運転免許証など)をご用意ください。なお、個人情報の開示にあたりまして、1項目あたり1,000円を手数料としてお支払いいただきます。

そのほか、個人情報に関するお問い合せや苦情・相談に対して、当社は合理的な範囲で適切に対応させていただきます。

(9.記載の「お問い合せ窓口」へご連絡ください。)

9.個人情報の取扱いに関するお問い合せ窓口

1)当社お客様相談テレホン(TEL0120-332-204)

2)社団法人日本自動車販売協会連合会消費者相談室(TEL03-5733-3105)

10.法令などの遵守と改善

1)当社は、個人情報保護のための関連法令およびその他の規範を誠実に遵守いたします。

2)当社は、個人情報保護方針および個人情報保護に関する社内規程を常に見直して、個人情報の取り扱いおよび管理を改善してまいります。

平成27年4月17日改定

埼玉トヨタ自動車株式会社

代表取締役社長 嶋田 光剛